Wie Wohnungseigentümergemeinschaften finanzielle Risiken durch insolvente Hausverwaltungen minimieren

Eggen: Fakt ist, die Immobilienbranche steht unter Sanierungsdruck. Die Falkensteg-Statistik zeigt, dass die Zahl der Insolvenzen von Hausverwaltungen seit 2020 stetig steigt. Laut dem Branchenbarometer des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland geben 70 Prozent der Verwaltungen an, überlastet zu sein. Das sind fast drei Viertel. Das zeigt, wie wichtig es ist, dass Wohnungseigentümergemeinschaften dies wahrnehmen und entsprechend vorsorgen, um die finanziellen Risiken im Vorfeld zu minimieren. 

Eggen: Der wichtigste Schritt ist, überhaupt aktiv zu werden und zu handeln. Und zwar nicht erst dann, wenn die Fassade der Hausverwaltung schon Risse zeigt, wenn Sie mir den Vergleich gestatten. Es geht darum, bereit zu sein, bevor eine Reaktion nötig wird, um etwaigen Krisenentscheidungen zuvorzukommen. 

Eggen: Die gute Nachricht ist, dass die Krise einer Hausverwaltung in den seltensten Fällen völlig aus dem blauen Himmel heraus passiert. Im Gegenteil, meist gibt es bereits im Vorfeld klare Signale, die auf eine personelle oder organisatorische Überforderung hinweisen. Und die liegt auf der Zeitschiene eben meist vor der finanziellen Krise, die dann in einer Insolvenz münden kann.

Eggen: Warnsignale können etwa sein, wenn sich Fehler häufen und erst spät oder sogar gar nicht behoben werden. Oder wenn bisherige Ansprechpartner beziehungsweise die Apps und Onlineportale der Hausverwaltungen plötzlich nicht mehr zu erreichen sind und Eigentümerversammlungen abgesagt oder gar nicht einberufen werden. Hellhörig werden sollte man auch unbedingt dann, wenn Überweisungen nicht mehr richtig getätigt oder Zahlungen an Handwerker oder andere Dienstleister nicht ausgeführt werden. 

Eggen: Unbedingt Klarheit einfordern. Und zwar schnell. Mit „Prinzip Hoffnung“ und „Wird schon werden“ verfolgt man an diesem Punkt eine ganz risikoreiche Strategie. Stattdessen gilt: Vorsorgen, vorausplanen und dokumentieren. Vorsorgen heißt, dass unbedingt früh die internen Strukturen und Arbeitsweisen der eigenen Hausverwaltung transparent gemacht werden sollten – und zwar optimalerweise schon vor der Beauftragung. Da geht es um Fragen, wie das Preisgefüge sich gegenüber dem Wettbewerb verhält, wie Zahlungen und Konten gemanagt werden, welche Softwarelösungen und Systeme eingesetzt werden und wie die Personaldecke und -Fluktuation ist. 

Eggen: Vorausplanen heißt, dass es immer auch einen Fallback-Plan geben sollte, bei dem der Wechsel zu einer neuen Hausverwaltung von Anfang an mitgedacht wird. Das bedeutet etwa, selbst Konteninhaber zu bleiben, oder zumindest über einen Sichtzugriff auf das Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft zu verfügen, um im Falle einer Insolvenz der Hausverwaltung handlungsfähig zu bleiben. 

Eggen: Richtig. So ist es empfehlenswert, sich bei der Dokumentation nicht allein auf die Hausverwaltung zu verlassen. Es gilt also, Akten gegebenenfalls parallel selbst anzulegen, Finanzflüsse selbst zu verstehen und Kontenbewegungen selbst nachzuhalten. So kann im Fall der Fälle direkt aktiv gehandelt werden, um Schäden einzugrenzen. 

Eggen: Dann heißt es, zu reagieren. Als Sofortmaßnahme sollte direkt Kontakt mit der Bank aufgenommen werden, um den aktuellen Status, etwaige Guthaben und die Verfügungsberechtigungen der Konten zu prüfen. Das ist wichtig, weil grundsätzlich nur offene Treuhandkonten nicht in die Insolvenzmasse fallen, sofern diese ordnungsgemäß von der Hausverwaltung geführt wurden. Parallel dazu sollte mit der Versicherungsgesellschaft geklärt werden, ob Versicherungsschutz für das Objekt besteht, also ob die Prämien gezahlt sind. Dann kann und sollte darüber entschieden werden, wie mit der insolventen Hausverwaltung verfahren wird, ob also die Verträge gekündigt werden können oder sogar müssen. Nicht nur bei dieser Entscheidung ist rechtlicher Beistand sinnvoll, um die potenziellen Fallstricke und Best Practices bei einem Verwaltungswechsel, oder beim Beibehalt einer sich restrukturierenden Hausverwaltung, überblicken zu können.