Datenschutzhinweise für Teilnahme an einem Cisco Webex-Online-Meeting von Schultze & Braun

(Stand: 17.05.2021)

Wir nutzen das System Cisco Webex, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen (nachfolgend insgesamt „Online-Meetings“). Cisco Webex wird uns über unseren Auftragsverarbeiter Telekom Deutschland GmbH (nachfolgend „Telekom“) zur Verfügung gestellt, der sich dazu des Systemlieferanten Cisco Systems, Inc. mit Hauptsitz in den USA als Subunternehmer für das System Cisco Webex sowie der West Unified Communications Ltd. mit Hauptsitz in den USA für CCA-SP-Zugänge über die von Cisco Systems, Inc. gehosteten Plattformen bedient.

Wir weisen für die Teilnahme an Online-Meetings über das System Cisco Webex ergänzend auf die Datenschutzhinweise


Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die Datenverarbeitung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist verantwortlich:

Schultze & Braun GmbH & Co. KG

in gemeinsamer Verantwortung mit:

Schultze & Braun Rechtsanwalts­gesellschaft für Insolvenzverwaltung mbH
Schultze & Braun GmbH Rechtsanwalts­gesellschaft Wirtschaftsprüfungs­gesellschaft
Schultze & Braun GmbH Rechtsanwalts­gesellschaft
Schultze & Braun GmbH Steuerberatungs­gesellschaft Wirtschaftsprüfungs­gesellschaft
Schultze & Braun GmbH Forensic Services Rechtsanwalts­gesellschaft

Alle:

Eisenbahnstraße 19-23, 77855 Achern, Deutschland
Telefon: +49 7841 7080
mail@remove.this.schultze-braun.de

Hinweis: Zur Teilnahme an einem Online-Meeting über das System Cisco Webex stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die in der Einladung, die Sie per E-Mail erhalten, genannt sind.

Wenn Sie durch eine Videoübertragung über das System Cisco Webex teilnehmen, ist dies

  1. mit den Basisfunktionen durch eine Browser-Version über die Website von Cisco Systems, Inc. oder
  2. über die Cisco Webex-Applikation (nachfolgend „Cisco Webex-App“) möglich.

Ein Aufruf der Website von Cisco Systems, Inc. ist für die Nutzung des Systems Cisco Webex erforderlich, um sich die Software für die Nutzung herunterzuladen sowie bei Teilnahme über die Browser-Version gemäß vorstehend a).

Für die Teilnahme über die Cisco Webex-App geben Sie die Ihnen mitgeteilte Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Online-Meeting direkt in der Cisco Webex-App ein.

Bei Aufruf der Website von Cisco Systems, Inc. ist Cisco Systems, Inc. für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Wie erreichen Sie die Datenschutzbeauftragte?

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der obigen Anschrift oder per E-Mail direkt unter:
dsb@remove.this.schultze-braun.de

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Systems Cisco Webex werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt auch davon ab, welche Angaben Sie selbst vor und bei Teilnahme an einem Online-Meeting machen und welche Einstellungen Sie selbst vornehmen.

Folgende personenbezogenen Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

(A1)       Angaben zur/zum BenutzerIn: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Datum und Uhrzeit des Online-Meetings (weiter zu A2)

(B1)       Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen (weiter zu B2)

(C1)       Bei Aufzeichnungen (optional): Daten von MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats (weiter zu C2)

(D1)       Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. (weiter zu D2)

(E1)        Textdaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen eingegebenen Texte verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. (weiter zu E2)

(F1)        Audio- und Videodaten: Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Online-Meetings die Daten vom Mikrofon und eine Videokamera Ihres jeweiligen Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Cisco Webex-App abschalten bzw. stummstellen. (weiter zu F2)

In welchem Umfang werden die Daten verarbeitet?

(A2)       Registrierungsinformationen: Für die Einladung zum Online-Meeting nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse, die wir entweder im Rahmen der Mandatsbeziehung (hier gelten die Datenschutzhinweise, die wir Ihnen im Rahmen der Mandatsbeziehung haben zukommen lassen) oder zu dem Zweck, Sie zu Online-Meetings einzuladen, erhalten haben. Neben den Bestandsdaten (Benutzername, Zugangsdaten, zugeteilte IP-Adresse) werden mit dem Login bzw. dem Zugang Verkehrsdaten (IP-Adresse, Beginn und Ende der Nutzung), die auch mit dem Login oder Zugang entstehen, verarbeitet.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen und in den Online-Meeting-Raum zu gelangen, müssen Sie Angaben zu Ihrem Namen machen und können optional ein Profilbild hochladen. (weiter zu A3)

(B2)       Konferenzinformationen und Konferenzmaterial: zur Durchführung des Online-Meetings (weiter zu B3)

(C2)       Online-Meetings zeichnen wir in der Regel nicht auf. Wenn wir eine Aufzeichnung beabsichtigen, werden wir Ihnen dies zuvor transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Cisco Webex-App angezeigt.

Wenn es für die (seltenen) Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten. (weiter zu C3)

(D2)       Wenn Sie für das System Cisco Webex als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren, Abstimmungsergebnisse in Onlineversammlungen) von Cisco Systems, Inc. bis zu einem Monat gespeichert werden. (weiter zu D3)

(E2, F2) Text-, Audio- und Videodaten: um die Chat-, Audio- und Videofunktion nutzen zu können bzw. sie zu teilen (weiter zu E3, F3)

Welche rechtliche Begründung gibt es für die Verarbeitung?

(A3, B3, C3, D3)

Sofern ein Online-Meeting aus Anlass oder im Rahmen eines Mandatsvertrages oder einer sonstigen Vertragsbeziehung (z.B. Teilnahmevereinbarung für Webinare) durchgeführt wird, ist Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus ist in diesen Fällen sowie dann, wenn Sie mit uns in keiner vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehung stehen,  Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch uns ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht an der effektiven Durchführung von Online-Meetings; dies kann insbesondere zur Wahrung unserer eigenen berechtigten Interessen oder zur Wahrung von berechtigten Interessen Dritter, insbesondere von unseren MandantInnen, erforderlich sein.

Bei zustimmungsbedürftigen Aufzeichnungen ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. (weiter zu A4, B4, C4, D4)

(A3, E3, F3)

Soweit personenbezogene Daten erst durch eine von Ihnen ausgelöste Funktion verarbeitet wird (z.B. Profilbildanzeige, Chat-, Fragen-, Umfragen- oder Abstimmungsfunktionen, Mikrofon, Kamera), sind weitere Rechtsgrundlagen

  • Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen des Systems Cisco Webex als eindeutig bestätigende Handlung erklären, sowie
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Aufgrund Ihrer Nutzungsvereinbarung über die Nutzung des Systems Cisco Webex und die angewählte Funktion ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich, um den Leistungsanbietern Cisco Systems, Inc. und West Unified Communications Ltd. die Erfüllung des Nutzungsvertrages zu ermöglichen.

(weiter zu A4, E4, F4).

Werden Ihre Daten an andere Empfänger weitergeleitet?

(A4, B4, C4, D4, E4, F4)

Ihre bei der Nutzung des Systems Cisco Webex erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Dritte als Empfänger weitergeleitet:

(1)    andere Teilnehmer des Online-Meetings, soweit die personenbezogenen Daten zur Kommunikation und damit zur Weiterleitung bestimmt sind sowie im Rahmen der Einladung zur Teilnahme an dem Online-Meeting

(2)    Telekom Deutschland GmbH auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DSGVO

(3)    Cisco Systems, Inc. als Subunternehmer der Telekom

(weiter zu A5, B5, C5, D5, E5, F5)

(4)    West Unified Communications Ltd. als Subunternehmer der Telekom (weiter zu A5)

Werden Ihre Daten in einen Nicht-EU-Staat oder an eine internationale Organisation weitergeleitet?

(A5, B5, C5, D5, E5, F5)

(ja)         Das System Cisco Webex wird von Cisco Systems, Inc., einem Anbieter aus den USA, erbracht. Rechenzentren für die von uns durchgeführten Online-Meetings über das System Cisco Webex stehen in London, Großbritannien. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Unser Auftragsverarbeiter Telekom hat mit Cisco Systems, Inc. Datenschutzvereinbarungen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln so vereinbart, dass sie auch stellvertretend im Namen des Auftraggebers gültig sind. Es bestehen damit nach Maßgabe des Art. 46 DSGVO geeignete Garantien (weiter zu A6, B6, C6, D6, E6, F6)

(ja)         West Unified Communications Ltd. ist ein Anbieter mit dem Hauptsitz in den USA und bietet Dienste für CCA-SP-Zugänge zu den von Cisco Systems, Inc. gehosteten Plattformen für das System Cisco Webex an. Orte der Leistungen sind Großbritannien (London), die USA und Singapur (APAC). Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Unser Auftragsverarbeiter Telekom hat mit West Unified Communications Ltd. neben produktabhängigen Auftragsverarbeitungsverträgen auch Datenschutzvereinbarungen auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln so vereinbart, dass sie auch stellvertretend im Namen des Auftraggebers gültig sind. Es bestehen damit nach Maßgabe des Art. 46 DSGVO geeignete Garantien (weiter zu A6)

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

(A6, B6, C6, D6, E6, F6)

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie Widerspruchsrechte gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, so z.B. ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung. Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Falls wir Daten von Ihnen aufgrund einer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.

Berufsrechtlich bedingte Einschränkungen Ihrer Rechte

Wenn wir mit Ihnen keinen Mandatsvertrag geschlossen haben, wir mit Ihnen nicht hierüber verhandeln und/oder wir die Nutzung von Cisco Webex mit Ihnen außerhalb eines solchen Mandatsverhältnisses mit Ihnen ausführen, gilt abweichend von den vorstehend genannten Rechten für Sie Folgendes:

Aufgrund unser umfassend geltenden anwaltlichen Berufsverschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO besteht für Sie kein Auskunftsrecht über solche Daten, die uns für die oder anlässlich der Bearbeitung eines Mandates bekannt werden.

Das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestehen nicht, wenn und soweit Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen unseres Mandanten/unserer Mandantin, zur Geltendmachung und Ausübung von Rechten und Ansprüchen unseres Mandanten/unserer Mandantin und/oder zur Verteidigung unseres Mandanten/unserer Mandantin gegen Rechte und Ansprüche von Ihnen oder sonstigen Dritten erforderlich sind sowie im Übrigen nicht vor Ablauf der vorstehend genannten Dauer der Speicherung Ihrer Daten sowie der für den Mandatsvertrag geltenden Dauer der Speicherung von Daten.

Bei welcher Aufsichtsbehörde können Sie sich beschweren?

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz innerhalb der EU beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten von uns nicht rechtmäßig verarbeitet werden.

Diese Datei wird auf www.schultze-braun.de bereitgestellt. Dort finden sich das Impressum und die entsprechenden Datenschutzhinweise für die Webseite.