Elektronische Registrierkassen: Handlungsbedarf trotz Verlängerung der Übergangsregelungen

Verlängerung der Übergangsregelungen
Infolge der Corona-Krise sind zahlreiche Unternehmen mit der Umstellung ihrer Kassensysteme in zeitlichem Verzug. Deshalb haben einige Bundesländer, darunter auch Baden-Württemberg, die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 verlängert. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die TSE nachweislich bis zum 30. September 2020 verbindlich bestellt, der Einbau verbindlich in Auftrag gegeben wurde oder eine cloud-basierte TSE eingebaut werden soll, die nachweislich noch nicht verfügbar ist. Eine einheitliche bundesweite Regelung, insbesondere hinsichtlich der Voraussetzungen für die Übergangsregelungen, gibt es allerdings nicht.

Wollen Unternehmen die Verlängerung in Anspruch nehmen, sollten sie sich umgehend mit den Kassenanbietern in Verbindung setzen und das in entsprechender Art und Weise dokumentieren.

Elektronische Kassensysteme, die nach dem 26. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und die die grundlegende Kassenrichtlinie erfüllen, aber nicht die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten TSE haben, dürfen noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden. Ab dem 1. Januar 2023 ist dann in jedem Fall eine neue, den technischen Voraussetzungen entsprechende Kasse einzusetzen.

Mitteilungspflicht bei Einsatz eines Kassensystems mit TSE
Wer ein Kassensystem mit TSE einsetzt, muss grundsätzlich das zuständige Finanzamt über den Einsatz oder die Außerbetriebnahme des Systems informieren. Die Mitteilung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Kassensystems mit einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. Dem Finanzamt ist dabei folgendes mitzuteilen:

1. Name des Steuerpflichtigen,
2.  Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Da ein amtlicher Vordruck für die Mitteilung noch nicht zur Verfügung steht und auch die elektronische Übermittlung derselben an die Finanzämter noch nicht möglich ist, kann derzeit noch von einer Mitteilung abgesehen werden.

Steuerliche Behandlung der Kosten für die Implementierung der TSE
Das Bundesfinanzministerium hat zur steuerlichen Behandlung der Kosten für die Implementierung einer TSE und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle festgestellt, dass die TSE ein selbständiges Wirtschaftsgut darstellt, das aber nicht selbständig nutzbar ist. Die Anschaffungskosten der TSE sind daher zu aktivieren und über eine Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben. Mangels selbständiger Nutzbarkeit scheidet ein Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut oder die Bildung eines Sammelpostens grundsätzlich aus. Beim festen Einbau der TSE handelt es sich um nachträgliche Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts, in das die TSE eingebaut wurde. Laufende Entgelte für Cloud-Lösungen sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

Bei den Aufwendungen für die einheitliche digitale Schnittstelle handelt es sich um Anschaffungsnebenkosten des Wirtschaftsguts „TSE“.

Aus Vereinfachungsgründen wird aber nicht beanstandet, wenn die Kosten der nachträglichen Ausrüstung bestehender Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten der erstmaligen Implementierung einer einheitlichen digitalen Schnittstelle eines bestehenden Aufzeichnungssystems sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Steuerberaterin Nicola Walter, Dipl.-Betriebswirtin (BA)