Infobrief Steuerberatung
3. Ausgabe 2020

VII. Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 Abgabenordnung). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden.21

Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31.12.2019 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2009 und früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2009 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge,22 Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2009

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2013 oder früher23
  • Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2013 oder früher.

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind; dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden.

Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format
unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im pdf- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.

Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert wer-
den, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit
sichergestellt werden.24

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen
EDV
(Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.25

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

Bei der Entscheidung über die Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Beweise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der offiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbewahrt werden sollten.


21  Siehe dazu  BFH-Urteil vom 19.08.2002  VIII  R 30/01 (BStBl 2003 II S. 131).
22  Elektronisch übermittelte (digitale)  Kontoauszüge sind entsprechend den gesetzlichen Anforderungen  in Bezug auf  Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung entsprechender Papierausdrucke genügt den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten    
nicht. Soweit Kontoauszüge bzw. Monatssammelkontoauszüge in Papierform von Kreditinstituten zur Verfügung gestellt werden, ist  zu  empfehlen,  diese weiterhin zu archivieren.
23  Siehe § 41 Abs. 1 Satz 9  EStG.
24  Siehe dazu die sog. GoBD-Grundsätze (zuletzt BMF-Schreiben vom 28.11.2019 –  IV A  4 –  S  0316/19/10003,  BStBl 2019 I S.1269).
25  Siehe  § 147 Abs.  5  und  6  AO;  §  9 Abs. 5  Beitragsverfahrensverordnung.


Download des Infobriefs

Den vollständigen Infobrief können Sie sich hier herunterladen:

Download PDF


Ihre Ansprechpartner