Unbare Einnahmen im Rahmen der Kassenführung

Im Geschäftsablauf der Bargeldbranchen ist es nicht immer leicht, Barzahlungen und EC-Kartenzahlungen in den Kassensystemen zu differenzieren. Allzu häufig finden sich deshalb Kartenzahlungen im Kassenbuch, die über Geldtransitkonten umgebucht werden, obwohl sie als Forderungen zu qualifizieren sind. Weil dies im Einzelfall aber zu einer Einschränkung der Kassensturzfähigkeit führen kann, werten steuerliche Betriebsprüfer dies als formellen Mangel, der zu einer Hinzuschätzung berechtigen soll. Die Buchführung soll mit diesem formellen Mangel dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung widersprechen. Doch – ist das wirklich so? Das erfahren Sie in diesem Newsletter.

Wir wünschen eine interessante Lektüre.

Matthias Grimmig
Master of Science

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I. Meinungsstreit zu unbaren Zahlungen im Kassenbuch
Ob das bargeldlose Zahlen mit Karten aller Art im Kassenbuch auftauchen darf, ist derzeit nach Meinung der Literatur und Finanzverwaltung umstritten. Generell scheint es logisch, dass im Kassenbuch nur Bewegungen von Bargeld (Bareinnahmen und Barausgaben) erfasst werden sollen. Referenten und Autoren der Finanzverwaltung vertreten mehrheitlich die Auffassung, dass Zahlungen mit Geld- oder Kreditkarten im Kassenbuch nichts zu suchen hätten und ein gleichwohl ausgeführter Eintrag einen formellen Mangel des Kassenbuchs darstelle. Die Kassensturzfähigkeit sei auch dann nicht gegeben, wenn der Steuerpflichtige nach dem Eintrag der Karten-Umsätze im Kassenbuch einen Abgang über ein Geldtransitkonto buchen würde. Zur Begründung wird Rz. 55 des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014 zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) herangezogen. Dort heißt es: „In der Regel verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen … gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.“ Von einem steuerrelevanten formellen Fehler spricht man aber grundsätzlich nur, wenn der Steuerpflichtige gegen die Aufzeichnungspflichten der §§ 140 bis 147 Abgabenordnung (AO) so verstößt, dass dies Auswirkungen auf die Steuerschuld impliziert. Bei EC-Karteneinnahmen, die über EDV-Registrierkassensysteme in die Tageseinnahmen eingeflossen sind, ist eine gesonderte Kennzeichnung aber gegeben, sodass der mehrheitlichen Meinung der Finanzverwaltung nicht uneingeschränkt zugestimmt werden kann.

II. Rechtsgrundlagen
Eine gesetzliche Vorschrift, wie eine Buchführung im Detail förmlich auszusehen hat, gibt es nicht. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gerade nicht an eine bestimmte Buchführungsmethode gebunden. Die Buchführung muss nach § 145 Abs. 1 Satz 1 AO so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Im Steuerrecht gilt der Gesetzesvorbehalt mit der Folge, dass der Steuerpflichtige unmittelbar aus dem Gesetzeswortlaut mithilfe von Rechtsprechung und Kommentaren den Umfang seiner Verpflichtung ableiten können muss. Diesem Prinzip müssen sich auch die GoBD als eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums unterordnen und nicht im Widerspruch stehen.

III. Rechtsprechung
Die materielle Frage, ob die Eintragung von EC-Karten-Umsätze im Kassenbuch zu einer Verwerfung wegen fehlender Kassensturzfähigkeit führen könnte, ist bislang nicht endgültig ausdiskutiert. Die Entscheidung des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg vom 18.08.2013 (2 K 2229/10) ist eher dahingehend zu verstehen, dass wenn der Steuerpflichtige im Kassenbuch Bareinnahmen und EC-Karten-Umsätze getrennt eingetragen hätte, nach dem Duktus des Urteils jedenfalls darauf keine Hinzuschätzungsbefugnis hätte gestützt werden dürfen.

IV. Kassensturzfähigkeit bei Geld- oder Kreditkarten im Kassenbuch
Bei fehlender Kassensturzfähigkeit ist ein Kassenbuch grundsätzlich zu verwerfen. Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage sein muss, den Sollbestand laut Aufzeichnungen mit dem Istbestand der Geschäftskasse vergleichen zu können. Eine fehlende Kassensturzfähigkeit wäre nach ständiger Rechtsprechung ein Grund, die Kasse zu verwerfen und eine Hinzuschätzung nach § 162 AO vorzunehmen. Da laut mehrheitlicher Auffassung der Finanzverwaltung im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind, würden EC-Karten-Umsätze sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel darstellen. Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts ist in der Folge vom Einzelfall abhängig. Werden die ursprünglichen im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, so ist, obwohl die zunächst fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen EC-Karten-Umsätze lt. Finanzverwaltung weiterhin einen formellen Mangel darstellen, die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.

Fazit:
Einer fehlenden Kassensturzfähigkeit bei Eintragung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch kann bei korrekter Handhabung und Kenntlichmachung durch den Steuerpflichtigen entgegengewirkt werden. Das Steuerrecht enthält keine Sperre, das Kassenbuch einschließlich der EC-Karten-Umsätze zu führen. Aus Gründen der Praktikabilität ist dieser Weg sogar regelmäßig vorzuziehen.

Matthias Grimmig, Master of Science